Laaduntunnustusprosessi
1. Hakemus SHQS-laaduntunnustuksesta
Laadunhallintajärjestelmän sertifiointia suunnitteleva organisaatio tekee hakemuksen sertifioinnista. Hakemuslomake lähetetään asiakkaan yhteyshenkilölle täytettäväksi tai sitä voi pyytä verkkosivujemme kautta.
Hakemuksessa pyydetään perustietoja organisaation johtamisjärjestelmästä auditointiohjelman laatimista varten. Hakemuksessa olevat tiedot voidaan käydä myös yhteisesti läpi, jotta toiveet ja lähtötilanne sertifiointiin osataan huomioida. Kun hakemus on hyväksytty, saa asiakas tarjouksen sertifioinnista ja sopimus sertifioinnista voidaan solmia.
2. Vapaaehtoinen ennakkoarviointi
Ennen varsinaiseen sertifiointiprosessiin lähtemistä, organisaatio voi haluta saada arvion johtamisjärjestelmänsä valmiudesta täyttää valitun laadunhallintastandardin vaatimukset. Labqualityn tekemässä vapaaehtoisessa ennakkoarvioinnissa arvioidaan asiakasorganisaation johtamisjärjestelmän kypsyys.
Ennakkoarvioinnin yhteydessä voidaan määritellä ja suunnitella sopivaa sertifiointiauditoinnin ajankohtaa.
Ennakkoarviointi ei korvaa varsinaista sertifiointiauditointia. Vapaaehtoista ennakkoarviointia suositellaan varsinkin organisaatioille, joilla on useita toimipaikkoja ja/tai monimuotoisia palveluita/toimintoja.
Ennakkoarviokäynnin tuloksena voidaan myös sopia aikataulu sertifiointiauditoinnin ensimmäisen vaiheen toteuttamiseksi.
3. Suunnittelu ja ennakkomateriaalin toimittaminen
Sertifioinnin suunnittelun tarkoituksena on varmistaa, että auditointi vastaa asiakkaan tarpeita ja sertifiointi¬menettelyn vaatimuksia. Suunnittelu tehdään asiakkaan kanssa yhteisesti.
Pääauditoija selvittää suunnittelun kannalta oleelliset asiat ja laatii auditointisuunnitelman sertifiointijakson (kolme vuotta) ajaksi sekä laatii auditointiohjelman varsinaiseen sertifiointiauditointiin.
Auditointia varten pyydettävä aineisto kerätään ja toimitetaan Labqualityn sähköiseen järjestelmään, johon asiakas saa käyttöoikeuden sopimuksen ajaksi.
4. Esiauditointi: vaihe 1
Esiauditointi on auditoinnin ensimmäinen vaihe. Esiauditointi tehdään, kun asiakkaalla ei ole voimassa olevaa SHQS-laaduntunnustusta. Esiauditoinnilla varmistetaan organisaation valmius varsinaiseen SHQS-laaduntunnustusauditointiin.
Esiauditoinnista kirjoitetaan raportti, joka sisältää arvion:
• laadunhallintajärjestelmän tasosta
• sertifiointivalmiudesta
• standardivaatimusten toteutumisesta
• toimenpiteitä vaativat seikat
Asiakasorganisaatiota informoidaan, jos vaiheen 1 tulokset voivat vaikuttaa vaiheen 2 siirtämiseen tai peruuttamiseen.
5. Laaduntunnustusauditointi: vaihe 2
Laaduntunnustusauditoinnilla varmistetaan SHQS-laaduntunnustuksen edellytysten täyttyminen hankkimalla riittävä näyttö organisaation toiminnasta ja kuvauksista.
• Auditointi tehdään aina asiakkaan tiloissa.
• Pohjautuu laadittuun auditointiohjelmaan.
• Auditoinnin tulos esitetään asiakkaalle auditoinnin loppukokouksessa.
• Auditoinnissa tehdyt havainnot ja mahdolliset kehittämissuositukset ja lisänäyttöpyynnöt kirjataan auditointiraporttiin.
• Auditoinnin lopuksi todetaan, voidaanko laaduntunnustuksen myöntämistä suositella. Laaduntunnustuksen suosittelu on aina ehdollinen. Laaduntunnustus edellyttää, että kaikki lisänäyttöpyyntöjen edellyttämät asiat on hyväksytysti käsitelty.
• Laaduntunnustuksen myöntäminen voi edellyttää myös ylimääräisiä ns. tarkentavia auditointeja. Näiden tarpeesta ja toteutuksesta sovitaan aina erikseen asiakkaan kanssa.
6. Laaduntunnustuksen myöntäminen
SHQS-laaduntunnustus voidaan myöntää, kun laaduntunnustuksen välttämättömät edellytykset täyttyvät ja kaikki lisänäyttöpyynnöt on suoritettu hyväksyttävästi.
SHQS-laatutunnuksesta käy ilmi ne palvelut, toiminnot sekä toimipisteet, jotka sisältyvät laaduntunnustukseen sekä sen voimassaolo.
Laaduntunnustus on voimassa kolme vuotta sen myöntämispäivästä alkaen. SHQS-laatutunnus toimitetaan asiakkaalle, sekä ohjeet sen käytöstä viestinnässä ja markkinoinnissa.
Tunnuksen käyttö ei saa olla harhaanjohtavaa, eikä sitä saa liittää yksittäiseen tuotteeseen, palveluun tai prosessiin. Lue lisää sertifiointitunnuksen käytöstä.
